Ανταπόκριση-συνέχιση επικοινωνίας

Η σωστή ανταπόκριση και συνέχιση μιας επικοινωνίας μέσω email συμβάλλει στην επαγγελματική εικόνα και στη διατήρηση μιας θετικής συνεργασίας με συναδέλφους και συνεργάτες.

🔹 1. Ανταπόκριση σε εισερχόμενο μήνυμα

Α. Απαντάτε έγκαιρα

• Ιδανικά μέσα σε 24-48 ώρες από τη λήψη του μηνύματος.
• Αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, μπορείτε να απαντήσετε σύντομα ότι λάβατε το μήνυμα και θα επανέλθετε με πλήρη απάντηση.

✨ Παράδειγμα:
«Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Θα εξετάσω το θέμα και θα επανέλθω έως την επόμενη εβδομάδα.»

Β. Ελέγξτε σε ποιον απαντάτε

• Χρησιμοποιήστε το «Απάντηση» (Reply) μόνο προς τον αποστολέα.
• Επιλέξτε «Απάντηση σε όλους» (Reply All) μόνο όταν όλοι οι παραλήπτες χρειάζεται να ενημερωθούν.

Γ. Διατηρήστε θετικό και επαγγελματικό τόνο

• Ξεκινήστε με ευγένεια («Αξιότιμοι/ες», «Καλημέρα σας», «Ευχαριστούμε για την ενημέρωση»).
• Χρησιμοποιήστε σύντομες και σαφείς προτάσεις.
• Κλείστε πάντα με κατάλληλο επαγγελματικό τρόπο («Με εκτίμηση», «Στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση»).

🔹 2. Συνέχιση επικοινωνίας

Α. Κρατήστε το νήμα της συζήτησης

• Όταν συνεχίζετε μια υπάρχουσα επικοινωνία, μην ξεκινάτε νέο email· απαντήστε στο ίδιο νήμα, ώστε να φαίνεται όλο το ιστορικό.
• Αυτό βοηθά και εσάς και τον παραλήπτη να θυμάστε τι έχει ήδη συζητηθεί.

Β. Ανανεώστε τον τίτλο (θέμα) όταν αλλάζει το περιεχόμενο

• Αν η συζήτηση στραφεί σε άλλο θέμα, τροποποιήστε το πεδίο «Θέμα» για να αντικατοπτρίζει τη νέα πληροφορία.

Παράδειγμα: Από «Αίτημα για στοιχεία» σε «Αίτημα για στοιχεία – ενημέρωση αποτελεσμάτων».

Γ. Διατηρήστε τη συνομιλία οργανωμένη

• Μπορείτε να παραθέτετε σύντομα αποσπάσματα προηγούμενων μηνυμάτων για να θυμίζετε το πλαίσιο.
• Αποφύγετε την πλήρη αντιγραφή μεγάλων συζητήσεων.

🔹 3. Τελική επικοινωνία – Κλείσιμο θέματος

Όταν ολοκληρώνεται μια συνεργασία ή έχει λυθεί ένα ζήτημα:

• Ευχαριστήστε όσους συμμετείχαν.
• Επιβεβαιώστε ότι δεν απαιτούνται άλλες ενέργειες.
• Κλείστε θετικά.

✨ Παράδειγμα:
«Σας ευχαριστούμε για τη συνεργασία. Το θέμα θεωρείται ολοκληρωμένο. Καλή συνέχεια!»