Αποθήκευση επαφών και δημιουργία ομάδων επαφών
🧩 1. Τι είναι η «επαφή»;
Η επαφή είναι μια ηλεκτρονική καρτέλα όπου αποθηκεύετε πληροφορίες, όπως:
- Όνομα και επώνυμο
- Διεύθυνση email
- Τηλέφωνο και άλλα στοιχεία επικοινωνίας
Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε ξανά κάθε φορά τη διεύθυνση του παραλήπτη όταν στέλνετε ένα μήνυμα.
📝 2. Πώς αποθηκεύετε μια νέα επαφή
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα επαφή με δύο βασικούς τρόπους:
➤ Μέσα από ένα email
- Ανοίξτε το μήνυμα του ατόμου που θέλετε να αποθηκεύσετε.
- Πατήστε επάνω στο όνομά του ή στη διεύθυνση email.
- Επιλέξτε «Προσθήκη στο βιβλίο διευθύνσεων».
- Αυτή η διαδικασία θα αποθηκεύσει την επαφή στην ευρεία Ομάδα «Προσωπικές Διευθύνσεις», την οποία στη συνέχεια μπορείτε να επεξεργαστείτε στην καρτέλα «Επαφές».
➤ Από τη λίστα επαφών
- Μεταβείτε στην καρτέλα «Επαφές».
- Επιλέξτε την Ομάδα επαφών στην οποία επιθυμείτε να προσθέσετε μια νέα επαφή.
- Πατήστε «Δημιουργία».
- Συμπληρώστε τα στοιχεία και πατήστε «Αποθήκευση».
💡 Συμβουλή: Αν συμπληρώσετε και άλλες πληροφορίες (όπως τηλέφωνο ή σημειώσεις), θα έχετε πιο πλήρη και χρήσιμη καρτέλα επαφής.
👥 3. Δημιουργία Ομάδων επαφών
Οι Ομάδες επαφών σας επιτρέπουν να οργανώνετε καλύτερα τις επαφές σας και, αν το επιθυμείτε, να στέλνετε μηνύματα σε πολλά άτομα ταυτόχρονα — χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογείτε κάθε διεύθυνση ξεχωριστά.
Παράδειγμα:
Θέλετε να στείλετε ενημέρωση σε όλους τους υπαλλήλους κάποιου τμήματος του δικαστηρίου σας;
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα με όνομα «Ποινικό Τμήμα» και να προσθέσετε τους σχετικούς υπαλλήλους εκεί.
➤ Δημιουργία ομάδας
- Μεταβείτε στις Επαφές και πατήστε τις 3 τελείες.
- Επιλέξτε «Προσθήκη ομάδας».
- Δώστε ένα όνομα στην ομάδα (π.χ. «Πολιτικό Τμήμα», «Ποινικό Τμήμα», «Διοικητικό Τμήμα»).
- Προσθέστε τις επαφές που θέλετε να περιλαμβάνονται.
- Πατήστε «Αποθήκευση».
💌 Για αποστολή email στην Ομάδα:
Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα της Ομάδας στο πεδίο «Προς» και πιέστε Enter, ώστε το μήνυμα να σταλεί σε όλα τα μέλη της.
🔄 4. Ενημέρωση και διαχείριση επαφών
Οι επαφές σας μπορούν να ενημερώνονται όποτε χρειάζεται:
- Επεξεργαστείτε τα στοιχεία τους (αν αλλάξει διεύθυνση email).
- Διαγράψτε επαφές που δεν χρειάζεστε πλέον.
- Εκχωρήστε επαφές σε Ομάδα επαφών (μια επαφή μπορεί να ανήκει σε παραπάνω από μια Ομάδα).
- Αντιγράψτε επαφές σε Ομάδα επαφών.
- Εξάγετε επαφές σε αρχείο.
- Εκτυπώσετε επαφές.
🌟 5. Γιατί αξίζει να χρησιμοποιείτε επαφές και ομάδες
✅ Εξοικονομείτε χρόνο
✅ Αποφεύγετε λάθη στη διεύθυνση παραλήπτη
✅ Οργανώνετε καλύτερα την επικοινωνία σας
✅ Μπορείτε εύκολα να στείλετε ενημερώσεις σε πολλές επαφές