Αυτόματη απάντηση κατά την απουσία σας
🔹 Τι είναι η αυτόματη απάντηση
Η αυτόματη απάντηση είναι ένα μήνυμα που στέλνεται αυτόματα σε όποιον σας στείλει email, για να ενημερωθεί ότι λείπετε προσωρινά και θα απαντήσετε αργότερα.
Είναι ιδανική για περιόδους διακοπών, αδειών ή επαγγελματικών ταξιδιών.
🔹 Γιατί είναι χρήσιμη
- Ενημερώνετε τους αποστολείς ότι λάβατε το μήνυμά τους.
- Δείχνετε επαγγελματισμό και οργάνωση.
- Αποφεύγετε παρεξηγήσεις ή επαναλαμβανόμενα μηνύματα.
🔹 Πώς τη ρυθμίζετε
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
- Βρείτε την επιλογή «Εκτός γραφείου» (Out of Office).
- Γράψτε το μήνυμα της απάντησής σας (δείτε παρακάτω παράδειγμα).
- Ορίστε ημερομηνίες και ώρες έναρξης και λήξης της απουσίας σας.
- Ενεργοποιήστε την αυτόματα απάντηση (Κατάσταση: Ενεργό)
- Αποθηκεύστε την αλλαγή.
🔹 Τι να γράψετε στο μήνυμα
Το μήνυμα πρέπει να είναι ευγενικό, σύντομο και σαφές.
📘 Παράδειγμα:
Χαίρετε,
Ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Αυτή τη στιγμή απουσιάζω και θα επανέλθω στις [ημερομηνία επιστροφής].
Αν το θέμα σας είναι επείγον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον/την [όνομα συναδέλφου] στο [email ή τηλέφωνο].Με εκτίμηση,
Ονοματεπώνυμο
🔹 Χρήσιμες πρακτικές
✅ Ελέγξτε ότι έχετε γράψει σωστά την ημερομηνία επιστροφής.
✅ Απενεργοποιήστε την αυτόματη απάντηση όταν επιστρέψετε.
✅ Μη συμπεριλαμβάνετε προσωπικά δεδομένα (π.χ. πού βρίσκεστε).