Τόνος και ύφος
Η επικοινωνία μέσω email στον χώρο της Δικαιοσύνης απαιτεί προσεκτικό και ευγενικό λόγο. Ένας σαφής και επαγγελματικός τόνος, που αποπνέει θεσμικό σεβασμό, συμβάλλει στην ομαλή συνεργασία και στην αξιοπιστία κάθε υπηρεσιακής συναλλαγής.
💬 Τόνος και ύφος: τι σημαίνουν εδώ;
- Τόνος: το «συναίσθημα» και η διάθεση που αποπνέει το μήνυμά σας.
Στο δικαστικό περιβάλλον ο τόνος οφείλει να είναι ουδέτερος, ευγενής και επαγγελματικός. - Ύφος: ο τρόπος με τον οποίο εκφράζεστε.
Στόχος είναι να διατηρείτε επίσημο και κόσμιο ύφος, χωρίς υπερβολές ή άκαμπτες εκφράσεις.
⚖️ Ο κατάλληλος τόνος στη δικαστική επικοινωνία
- Ευγένεια χωρίς οικειότητα
- ✅ «Παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε το έγγραφο έως…»
- ✅ «Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για τη συνεργασία σας.»
- ❌ Αποφύγετε εκφράσεις όπως «Γεια σας παιδιά», «Καλημερούδια» ή άλλες καθημερινές οικειότητες.
- Ουδετερότητα και σεβασμός
- Χρησιμοποιείτε καθαρή, αντικειμενική διατύπωση.
- Αποφεύγετε συναισθηματικές ή κριτικές διατυπώσεις (π.χ. «Καθυστερήσατε πάλι…»).
- Εστιάστε στο γεγονός, όχι στο πρόσωπο.
- «Η αποστολή δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί. Παρακαλούμε για ενημέρωση.»
- Προσαρμογή ανάλογα με τον αποδέκτη
- Σε δικαστικούς λειτουργούς ή προϊσταμένους → επίσημος τόνος.
- Σε συναδέλφους → ευγενικός και συνεργατικός τόνος.
- Σε πολίτες, δικηγόρους ή εξωτερικούς συνεργάτες → ευγενικός, σαφής και εξυπηρετικός τόνος.
🧭 Το ύφος του υπηρεσιακού email στο δικαστικό πλαίσιο
Το ύφος ενός υπηρεσιακού email στον χώρο της Δικαιοσύνης χρειάζεται να αποπνέει επαγγελματισμό, σαφήνεια και θεσμική συνέπεια.
Η επικοινωνία πρέπει να παραμένει ευγενική και ουδέτερη, χωρίς περιττές εκφράσεις ή συναισθηματισμούς.
- Επίσημο αλλά κατανοητό.
Προτιμήστε διατυπώσεις καθαρές και άμεσες, που σέβονται το πλαίσιο αλλά δεν κουράζουν τον αναγνώστη.- Αντί για «Επειδή το ως άνω έγγραφο δεν περιήλθε εις γνώσιν ημών, παρακαλούμεν όπως μας το αποστείλετε άμα τη λήψει του παρόντος.» προτιμήστε «Καθώς δεν έχουμε λάβει ακόμη το σχετικό έγγραφο, παρακαλούμε να μας το αποστείλετε με την παραλαβή του παρόντος μηνύματος.»
- Σαφές και περιεκτικό.
Επικεντρωθείτε στο ουσιώδες μήνυμα, αποφεύγοντας μακροσκελείς ή περίπλοκες φράσεις.- «Το έγγραφο θα αποσταλεί αύριο» είναι προτιμότερο από «Το ως άνω έγγραφο πρόκειται να αποσταλεί εντός της προσεχούς ημέρας».
- Συνεπές ύφος από την αρχή έως το τέλος.
Ξεκινήστε και ολοκληρώστε το email με τον ίδιο βαθμό επισημότητας.
✅ «Με εκτίμηση»
❌ «Τα λέμε!»
🧩 Παράδειγμα
Μη ενδεδειγμένο:
Καλησπέρα σας,
Δεν έχετε στείλει ακόμα τα στοιχεία. Θα ήθελα να τα έχω άμεσα!
Ευχαριστώ.
Κατάλληλο:
Αξιότιμοι/ες συνάδελφοι,
Παρακαλούμε να αποστείλετε τα σχετικά στοιχεία έως το τέλος της ημέρας, ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία εμπρόθεσμα.
Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για τη συνεργασία.
Με εκτίμηση,
[Ονοματεπώνυμο]
[Θέση – Υπηρεσία]
🌟 Μικρά «κλειδιά» για σωστό ύφος και τόνο στα emails
✅ Να διαβάζετε το μήνυμα πριν το στείλετε — «πώς θα ακουγόταν» αν το λάμβανε ένας ανώτερος ή πολίτης.
✅ Να αποφεύγετε κεφαλαία ή έντονες φράσεις.
✅ Να δείχνετε σεβασμό και επαγγελματισμό σε κάθε επικοινωνία.
✅ Να είστε σαφείς και σύντομοι, χωρίς να παραλείπετε απαραίτητες πληροφορίες.
✅ Να ευχαριστείτε πάντα, ακόμη και για αυτονόητες υπηρεσιακές ενέργειες.